Tijd voor reflectie
en een goed gesprek met data op orde
Het einde van het jaar nadert, het nieuwe jaar staat voor de deur. Voor veel ondernemers een goed moment om met een goed glas wijn te reflecteren op het afgelopen jaar en nieuwe doelen te stellen voor het volgende jaar. Doe je dat alleen, of samen met je team? En welke informatie is hiervoor beschikbaar?
In dit artikel lees je onze visie op een goede reflectie. Wij zijn van mening dat het bij reflectie vooral gaat om het goede gesprek met de juiste mensen te kunnen voeren. Data en feiten zijn belangrijk, die moeten betrouwbaar zijn, maar durf volledigheid los te laten en sterf niet in schoonheid. Dit artikel geeft praktische handvatten voor inrichting en controle van data en analyse en advies voor de opbouw van een treffend dashboard. Met deze basisvoorwaarden is er tijd en ruimte voor focus op wat echt belangrijk is: het doorleven van inzichten en keuzes maken.
Basis hygiëne: betrouwbaarheid en integriteit van data
Een basis hygiëne factor is de betrouwbaarheid en integriteit van de data die wordt gebruikt.
Data moet worden opgehaald uit een stabiele bron. Om dat te kunnen beoordelen is het belangrijk om te weten wie op welk moment in het proces de data heeft ingevoerd, welke bewerking er op de data heeft plaatsgevonden en welke criteria zijn gebruikt om de data te onttrekken aan de bron. Als bijvoorbeeld projectopbrengsten en kosten worden gebruikt als broninformatie voor het maken van een nacalculatie, bevat de dataset dan alleen de data van afgeronde projecten, worden alle facturen en uren ook consequent op projecten geschreven etc.
Cross checks
Een tweede belangrijk element naast de stabiele bron is het maken van cross-checks. Is de output herkenbaar in relatie tot andere informatie. Dus bijvoorbeeld sluiten de geanalyseerde projectopbrengsten ook aan met de gefactureerde omzet.
Dashboard opgebouwd uit 3 lagen
Als de basis dataset op orde is moet deze worden vertaald naar inzichten. Dat is geen eenvoudige stap. De valkuil hierbij is dat vanuit de beschikbare data wordt geredeneerd en niet vanuit de gewenste inzichten. Hierdoor ontstaan vaak te uitgebreide en niet meer leesbare dashboards, waarbij het ook niet mogelijk is om snel een aangepaste analyse te kunnen maken. In deze stap moet gekozen kunnen worden, het lef worden getoond om volledigheid los te laten en er moet goed begrip zijn voor de business. Wat hierbij kan helpen is het denken in een dashboard wat opgebouwd is uit 3 lagen:
- Een overzicht pagina, niet groter dan 1 A4 met hierop een overzicht van de belangrijkste kwantitatieve en kwalitatieve indicatoren, de KPI’s ofwel Key Performance Indicators.
- Verdiepende analyses bijvoorbeeld per gebruikersgroep.
- De mogelijkheid om flexibel ad hoc analyses te kunnen maken.
Bij het selecteren van een dashboard/business intelligence tool is het goed om te beoordelen of deze gelaagdheid gebruikersvriendelijk te realiseren is. Power BI is hiervoor een geschikte applicatie.
Inzichten bespreken en doorleven
Maar uiteindelijk gaat het over het doorleven van de inzichten met elkaar en hieraan ook conclusies durven te verbinden. De data en analyses vormen een basis, maar uiteindelijk gaat het om de vertaling naar inzicht en bijsturing. Besteed tijd aan het bespreken van inzichten met meerdere mensen. Iedereen heeft weer zijn eigen kijk en ervaring en de echte inzichten ontstaan door hierover te praten met elkaar. Bijsturing en het stellen van nieuwe doelen moet gedragen worden. De basis moet op orde zijn, maar sterf niet in schoonheid en focus vooral op het goede gesprek met een goed glas wijn.
Lees ook:
Talentmanagement in het MKB. keep the fire burning.
Tijd voor reflectie en een goed gesprek met de data op orde.